Manual de caja

Ayuda Ingresar

Esta guía es para quienes venden en la caja. Vas a aprender a abrir la caja, vender, cobrar, entregar los tickets y cerrar al final del día. No te preocupes: el sistema te avisa si algo falta y no deja registrar nada a medias.

1. Entrar al sistema

  1. Abre el sistema en el navegador (o en la app instalada en el celular).
  2. Escribe tu usuario y tu contraseña. Te los entrega la persona que administra.
  3. Presiona Ingresar.
Pantalla de ingreso.
Pantalla de ingreso.
Si dejas el sistema mucho rato sin usar, la sesión se cierra sola por seguridad. Solo vuelve a ingresar: la venta que estabas armando sigue ahí.

Arriba siempre ves el evento activo en amarillo (por ejemplo «Bingo»). Todo lo que vendas queda registrado en ese evento.

2. Abrir la caja

Antes de cobrar tienes que abrir tu caja. Así el sistema sabe con cuánta plata partiste y al final puede decirte cuánto debería haber.

  1. En el menú, entra a Caja.
  2. En Nombre de la caja escribe algo que la identifique, por ejemplo «Caja 1».
  3. En Fondo inicial anota el dinero que tienes para dar vuelto (por ejemplo $20.000). Si no tienes, deja $0.
  4. Presiona Abrir caja.
Abrir la caja con el fondo inicial.
Abrir la caja con el fondo inicial.
Cada persona tiene su propia caja. Pueden estar varias cajas abiertas al mismo tiempo, una por usuario.

3. Armar una venta

Entra a Venta. A la izquierda están los productos y a la derecha lo que lleva el cliente.

Pantalla de venta: productos a la izquierda, venta actual a la derecha.
Pantalla de venta: productos a la izquierda, venta actual a la derecha.

Agregar productos

Tienes cuatro formas, usa la que te acomode:

  • Tocar el producto en la lista. Cada toque suma una unidad. En «Favoritos» están los más usados y en «Todos» está todo.
  • Escanear con la pistola el código de barras del producto. Se agrega solo.
  • Escribir parte del nombre o el código en el buscador. Aparece una lista: elige con un clic, o con las flechas ↑ ↓ y Enter.
  • Con la cámara del celular o tablet: toca el botón junto al buscador y apunta al código.
Buscando «comp»: aparecen los productos que coinciden.
Buscando «comp»: aparecen los productos que coinciden.

Corregir la venta

  • Usa − y + para cambiar la cantidad, o escribe el número directamente.
  • La × roja quita ese producto.
  • El basurero de arriba vacía toda la venta.
Algunas promociones traen productos incluidos sin costo (por ejemplo una entrada que incluye un completo y un cartón). Los verás indicados en verde bajo el producto. El sistema los agrega solo al cobrar; tú no tienes que hacer nada.

4. Cobrar

  1. Presiona el botón verde Cobrar (o la tecla F2).
  2. Elige cómo paga el cliente: Efectivo, Depósito/transferencia o Tarjeta.
  3. Si paga en efectivo, anota cuánto te pasó en Dinero recibido. Puedes usar los botones de billetes:
    • Clic en un billete: lo suma (dos clics en $10.000 = $20.000).
    • Clic derecho (o mantener presionado en pantalla táctil): lo resta, por si te equivocaste.
    • Exacto: el cliente paga justo, sin vuelto.
    El sistema calcula el vuelto en grande.
  4. Si paga con transferencia o tarjeta, puedes anotar el número de la transacción (si lo tienes).
  5. Revisa cómo quieres los tickets (te lo explicamos abajo) y presiona Confirmar venta.
Cobro en efectivo: el cliente pasó $10.000 y el vuelto es $3.500.
Cobro en efectivo: el cliente pasó $10.000 y el vuelto es $3.500.

Listo: aparece el aviso de venta confirmada con su número y los tickets se imprimen solos.

Venta confirmada. Con Enter empiezas la siguiente.
Venta confirmada. Con Enter empiezas la siguiente.
  • Nueva venta (Enter): deja la pantalla lista para el siguiente cliente.
  • Imprimir de nuevo: si el ticket no salió o salió mal.
  • Ver detalle: abre la venta completa.
Si se corta internet justo al confirmar, presiona Confirmar otra vez: el sistema reconoce que es la misma venta y no la cobra dos veces.

5. Los tickets

Cada ticket es el comprobante para retirar los productos. Entrégaselos al cliente y dile que los presente donde se entrega la comida o los productos.

Un ticket: número de venta, producto, código de barras y su código escrito.
Un ticket: número de venta, producto, código de barras y su código escrito.

Antes de confirmar puedes elegir cómo se imprimen:

  • Un ticket por cada unidad: 3 completos = 3 tickets. Útil si cada persona retira lo suyo.
  • Un ticket por producto: 3 completos = 1 ticket que dice «3×».
  • Un ticket con todo: toda la venta en un solo ticket.

Si un producto venía incluido en una promoción, el ticket lo dice: «Incluido en: Promo Entrada».

6. Ventas pendientes

¿El cliente fue a buscar plata o a preguntar algo? Guarda la venta sin cobrar y atiende al siguiente.

  1. Con los productos ya agregados, presiona Guardar pendiente.
  2. Escribe un nombre para reconocerla, por ejemplo «Señora mesa 4», y guarda.
  3. Cuando vuelva, presiona Pendientes (arriba a la derecha) y luego Recuperar. Si ya no la quiere, Descartar.
Lista de ventas pendientes por cobrar.
Lista de ventas pendientes por cobrar.
Una venta pendiente no descuenta stock ni suma a la caja hasta que se cobra.

7. Fiado o pago parcial

Solo si tu usuario tiene permiso. Sirve cuando el cliente paga una parte ahora y el resto después.

  1. En la ventana de cobro, activa Fiado / pago parcial.
  2. Escribe el nombre de quien queda debiendo (obligatorio) y un contacto si lo tienes.
  3. En Paga ahora anota lo que paga hoy (puede ser $0). No puede ser más que el total.
  4. Confirma. La deuda queda en Por cobrar, donde después se registran los abonos.

8. Cambiar un precio en una venta

Solo si tu usuario tiene permiso. El precio del catálogo no cambia: solo esa venta.

  1. En la venta actual, haz clic en el precio que aparece bajo el nombre del producto.
  2. Escribe el nuevo precio y el motivo (por ejemplo «Producto con detalle»).
  3. Si te lo pide, un supervisor escribe su usuario y contraseña para autorizar.

Queda registrado quién lo cambió, quién autorizó y por qué.

9. Revisar o reimprimir una venta

En Ventas ves el historial. Puedes buscar por número de venta, código de ticket, nombre o producto.

Historial de ventas con su estado de pago y de entrega.
Historial de ventas con su estado de pago y de entrega.

Con Ver abres el detalle: productos, pagos y tickets. Desde ahí puedes reimprimir todos los tickets o uno solo (si tienes permiso). Las reimpresiones salen marcadas como COPIA.

Detalle de una venta.
Detalle de una venta.
Puedes ordenar cualquier tabla haciendo clic en el título de una columna.

10. Cerrar la caja

En Caja ves en todo momento cuánto llevas cobrado y cuánto efectivo debería haber.

Resumen de la caja abierta.
Resumen de la caja abierta.

Si entra o sale plata que no es venta

Por ejemplo te traen sencillo, o sacas plata para comprar hielo: usa Entrada de efectivo o Salida de efectivo y anota el motivo. Así la cuenta final cuadra.

Para cerrar

  1. Presiona Ver detalle y cerrar caja.
  2. Cuenta todo el efectivo que tienes en la caja (incluido el fondo inicial).
  3. Escribe ese monto en Efectivo contado y, si hace falta, una observación.
  4. Presiona Cerrar caja. El sistema muestra si sobra o falta plata.
  5. Si quieres un comprobante, usa Imprimir (58 mm).
Detalle de la caja y formulario de cierre.
Detalle de la caja y formulario de cierre.
Los pagos con tarjeta y transferencia no son efectivo: no los busques en la gaveta. El sistema los muestra aparte para que los compares con el comprobante del terminal o la cuenta bancaria.

Una caja cerrada ya no se puede modificar. Para seguir vendiendo, abre una nueva.

11. Vender desde el celular

El sistema se adapta a la pantalla del celular. Abajo tienes siempre el total, el botón Cobrar y un selector para cambiar entre Productos y Carrito.

Productos en el celular.
Productos en el celular.
El carrito en el celular.
El carrito en el celular.
Puedes instalarlo como app: en Android aparece el botón «Instalar app» arriba; en iPhone usa Compartir → «Agregar a pantalla de inicio».

12. Si algo sale mal

Dice «Debe abrir caja para cobrar»
Ve a Caja y ábrela. Mientras tanto puedes armar la venta y guardarla como pendiente.
No se imprimió el ticket
Revisa que la impresora esté encendida y con papel. Luego usa Imprimir de nuevo o reimprime desde Ventas.
«No se encontró un producto con el código…»
Ese código no está registrado. Busca el producto por nombre y avísale a quien administra.
Escaneé un ticket en vez de un producto
El sistema te avisa: los tickets se usan en la pantalla de Entregas, no en la de venta.
Se cortó internet
Espera a que vuelva y repite lo último. Nada queda guardado a medias y las ventas no se duplican.
Me equivoqué en una venta ya cobrada
Avisa a un supervisor o administrador: ellos pueden hacer una devolución o anular la venta.