Esta guía es para quienes organizan el evento: preparan los productos, crean los usuarios, configuran los tickets y revisan las cuentas al final. Si también vas a vender o entregar, revisa además los manuales de caja y de entregas.

1. Antes del evento: lista rápida

1. Crea el evento y déjalo activo.
2. Carga los productos con sus precios (y las promociones).
3. Crea los usuarios de caja y de entrega.
4. Revisa la configuración de tickets y haz una impresión de prueba.
5. Si usas pistola, imprime las etiquetas de los productos que no traen código.
6. Haz una venta de prueba de punta a punta (vender, imprimir, entregar) y luego anúlala.

2. Eventos

Todo se ordena por evento (por ejemplo «Bingo de invierno»). Solo hay un evento activo a la vez y es el que aparece en amarillo arriba; ahí quedan todas las ventas.

Entra a Administración → Eventos:

• Nuevo evento: créalo y marca que quede activo.
• Activar: cambia el evento en que venden todas las cajas.
• Cerrar evento: cuando termina. Ya no se puede vender en él, pero todo su historial se conserva. Si fue un error, puedes Reabrir.

3. Productos y precios

En Productos ves los productos del evento elegido, con su precio y su stock.

Crear un producto

1. Presiona Nuevo producto.
2. Nombre: como quieres que aparezca en la caja y en el ticket.
3. Código único: corto y fácil, por ejemplo 001 o COMP. Los ceros de adelante se respetan.
4. Código de barras existente: solo si el producto ya trae uno (una bebida, por ejemplo). Escanéalo con la pistola o la cámara. Si lo dejas vacío, se usa el código único.
5. Precio en pesos, sin decimales.
6. Disponible para la venta y Favorito (los favoritos aparecen primero en la caja).
7. Controlar stock: actívalo si hay cantidad limitada. El sistema no deja vender más de lo que hay, aunque vendan varias cajas a la vez. Si no lo activas, se vende sin límite.
8. Presiona Guardar.

• Si cambias un precio, las ventas ya hechas conservan el precio con que se vendieron. Los cambios quedan registrados.
• Para corregir el stock usa Ajustar en la lista: pide un motivo y queda en el historial.
• Un producto de otro evento se reutiliza con Agregar del catálogo.

4. Promociones con productos incluidos

Ideal para entradas o combos: por ejemplo, una «Promo Entrada» de $4.000 que da derecho a un cartón y a un completo con bebida.

1. Crea primero los productos que se van a incluir (el cartón, el completo + bebida…).
2. Crea o edita la promoción y baja hasta Incluye sin costo.
3. En la columna Unidades, escribe cuántos de cada producto incluye por cada promoción vendida (normalmente 1).
4. En Tickets al vender decide si se imprime también un ticket de la promoción misma, o solo los de los productos incluidos (lo más común).
5. Guarda.

Al vender, el sistema agrega solo los incluidos a $0 y les imprime su ticket, que dice «Incluido en: Promo Entrada». El cajero no necesita hacer nada especial.

Si se devuelve una promoción, también se anulan sus incluidos que todavía no se han retirado.

5. Productos sin costo (ocultos)

Un producto con precio $0 (una cortesía, o una entrada que se vendió por fuera) solo lo ven y lo pueden vender los usuarios con el permiso «Vender productos sin costo». Para el resto no aparece en la caja. Los incluidos de una promoción no necesitan este permiso.

6. Etiquetas con código de barras

Para escanear productos que no traen código, imprime etiquetas en Productos → Imprimir códigos de barras.

1. Indica cuántas etiquetas quieres de cada producto.
2. Elige el papel (A4 o rollo de 58 mm) y si quieres mostrar el precio.
3. Abre la Vista de impresión e imprime.

7. Usuarios y permisos

Cada persona debe tener su propio usuario: así cada caja es de alguien y todo queda registrado con su nombre.

1. Entra a Administración → Usuarios y permisos y presiona Nuevo usuario.
2. Escribe el usuario (para ingresar), el nombre (aparece en tickets y reportes) y una contraseña de al menos 8 caracteres.
3. Elige una plantilla: marca de una vez los permisos típicos.
   • Cajero: vende, cobra abonos, maneja su caja y ve sus ventas.
   • Encargado de entrega: solo entregas.
   • Supervisor: además autoriza precios, fiados, anulaciones y devoluciones.
   • Administrador: todo.
4. Si quieres, ajusta permisos sueltos y guarda.

• Para cambiar una contraseña, edita el usuario y escribe la nueva.
• Si alguien deja de participar, desactívalo (no se borra, para no perder su historial).
• Cambiar una plantilla no cambia a los usuarios que ya existen, salvo que la apliques a propósito.

8. Configuración y tickets

En Administración → Configuración:

General

• Nombre visible y orden de los productos en la caja (por nombre, código o precio).
• Exigir autorización de supervisor para cambiar precios.
• Usar entregas: si lo apagas desaparece la sección Entregas (los tickets se siguen imprimiendo). Puedes volver a activarlo cuando quieras.

Tickets e impresora térmica

• Modalidad de tickets por defecto (por unidad, por producto o uno con todo).
• Ancho, margen y tamaño de letra. Para rollo de 58 mm el ancho recomendado es 48 mm.
• Logo: ancho, grosor de líneas (para que no salga cortado en papel térmico) y si se imprime o no. Puedes cargar otro logo para los tickets.
• Dígitos del código de ticket: 6 es un buen equilibrio entre corto y seguro.
• Mostrar precio en el ticket y el texto al pie.

También puedes cambiar los logos de la pantalla (ingreso y barra superior) y cargar o eliminar los datos de demostración para practicar.

9. Durante el evento

• En Caja ves todas las cajas abiertas y lo que lleva cada una.
• En Entregas (resumen por producto) sabes cuánto falta por entregar: útil para la cocina.
• En Productos controlas el stock. Lo que se agota aparece marcado.
• En Ventas buscas cualquier venta por número, ticket, nombre o producto.

10. Fiados y abonos

Las ventas fiadas o con pago parcial quedan en Por cobrar, con el nombre de quien debe y su saldo.

1. Cuando la persona paga, presiona Abonar.
2. Anota el monto (puede ser una parte) y el medio de pago.
3. Confirma: el abono entra a tu caja abierta y se puede imprimir un comprobante.

11. Anular o devolver una venta

Abre la venta en Ventas → Ver. Arriba están las acciones (según tus permisos):

• Anular venta: la deja sin efecto. Sus tickets pendientes dejan de servir y, si se pagó, se registra la devolución del dinero en tu caja.
• Devolución: devuelve solo algunos productos. Indica cuántas unidades, si el cliente ya las había retirado y si vuelven al stock.
• Siempre se pide un motivo. Nada se borra: todo queda en el historial.

12. Revisar las cajas

En Caja abre el detalle de cualquier caja. Ves el fondo inicial, lo cobrado por medio de pago, entradas y salidas, y el efectivo esperado. Al cerrarse se muestra lo contado y la diferencia (si sobró o faltó).

Puedes imprimir el cierre en 58 mm o en A4, y descargarlo en CSV.

13. Reportes

En Reportes filtras por evento, fechas, caja o cajero y ves:

• Total vendido, anulado, venta neta y saldo por cobrar.
• Cobros por medio de pago (efectivo, tarjeta, transferencia).
• Gráficos de ventas por hora y productos más vendidos.
• Productos vendidos, entregas, excepciones de precio y anulaciones.

Con Exportar CSV descargas cada parte para abrirla en Excel, y con Imprimir obtienes una versión en papel.

14. Registro de operaciones

En Administración → Registro de operaciones queda anotado todo lo importante: ingresos, cambios de precio, anulaciones, cambios de usuarios y de configuración. Sirve para aclarar cualquier duda después.

15. Respaldos

En Administración → Descargar respaldo bajas una copia completa de toda la información. Hazlo antes y después de cada evento y guárdalo en un lugar seguro (no en un computador compartido).

16. Buenas prácticas

• Una persona, un usuario. No compartan contraseñas, sobre todo las de administración.
• Cambia las contraseñas simples antes de publicar el sistema en internet.
• Haz la impresión de prueba y una venta de prueba antes de abrir al público.
• Cada cajero cierra su caja al terminar y cuenta el efectivo con calma.
• Descarga un respaldo al final de cada evento y luego cierra el evento.